CISCO WEBEX MEETING UNTUK VIDEO CONFERENCE PEMBELAJARAN

Cisco Webex Meeting adalah salah satu alternatif untuk kebutuhan meeting online atau aplikasi video conference. Di masa pandemi Covid-19 saat ini, Webex telah menjadi salah satu aplikasi meeting online paling populer di seluruh dunia, termasuk di Indonesia. Webex banyak digunakan di perusahaan-perusahaan untuk pertemuan bisnis, kantor-kantor pemerintah sebagai sarana koordinasi, maupun dalam pendidikan sebagai sarana pembelajaran jarak jauh.

Salah satu keistimewaan dari Cisco Webex Meeting adalah adanya dukungan fitur keamanan, sehingga tidak ada pencurian data pengguna, karena sudah dienkripsi end-to-end.

Namun, sebelum mengenali aplikasi ini lebih jauh, perlu diingat bahwa maksimalnya penggunaan aplikasi tergantung pada kualitas jaringan internet di daerah kita masing-masing. Semakin banyak yang menggunakan, akan mengkonsumsi data internet, terutama video. Ada yang mengalami hingga 5 GB penggunaan data di aplikasi web meeting tertentu.

Mungkin tidak semua orang langsung paham bagaimana cara menggunakan aplikasi Webex.

Pada tulisan ini, saya akan memberikan cara menggunakan Webex di PC/laptop dan di smartphone yang bisa dijadikan panduan pengoperasian aplikasi meeting ini. Panduan ini masih versi FREE dari Webex.

Sebelum memulai, pastikan ada jaringan internet di tempat anda atau ada pastikan data internet anda telah aktif di smartphone terlebih dahulu.

REGISTRASI SEBAGAI HOST MEETING VIA PC/LAPTOP

Nah, untuk membuat meeting dan nantinya jadi host kita perlu masuk di www.webex.com terlebih dahulu.

Setelah itu, akan muncul tampilan seperti di bawah ini.

Jika sudah punya akun terdaftar, bisa langsung klik Sign In.

Bagi yang belum memiliki akun, maka klik Host

Untuk menjadi host, klik Host. Kemudian, klik Sign Up.

Pada kolom yang tersedia, masukkan alamat email yang akan didaftarkan dan klik Sign up.

Setelah itu, muncul tampilan ini.

Silahkan pilih Negara Asal, Ketikkan identitas: First Name dan Last Name, lalu klik Continue.

Setelah itu Webex akan mengirim email konfirmasi ke alamat email yang sudah didaftarkan tadi. Cek email dari Webex dan klik pada tombol Create Password.

Kemudian atur password akun Webex yang hendak dibuat. Pastikan email yang tertera sesuai dengan yang didaftarkan. 

Jangan lupa perhatikan aturan membuat passwordnya, pastikan tercentang hijau semua agar passwordnya sukses. Jika sudah klik Continue.

Jika sudah mencapai halaman ini, berarti cara menjadi host di Webex sudah berhasil. 

Di sini kita bisa mencatat URL/tautan yang ditandai, di mana berfungsi sebagai meeting room nantinya.

Selanjutnya, tinggal mengeksplorasi semua fitur-fitur yang ada.

Untuk membuat profil kita menarik, maka bisa menambahkan foto profil agar kita mudah dikenali orang saat meeting. Caranya klik ikon inisial nama kita, lalu klik Change.

Perhatikan syarat ukuran foto profil ya, agar sukses Upload nantinya.

Setelah ketemu foto yang dipilih. Klik Save.

Nah, sekarang tampilan profilnya sudah menarik.

Kemudian, untuk membuat jadwal Meeting, klik Meetings, berikan deskripsi singkat meeting-nya, lalu atur tanggalnya, lalu klik Schedule.

Selanjutnya, silahkan melakukan pengaturan meeting sesuai kebutuhan, laluk klik Done.

Khusus password, sudah disediakan Webex, namun bisa diganti sesuai keinginan dengan memperhatikan ketentuan yang ada. Durasi silahkan dibuat sesuai kebutuhan. Setelah dirasakan sudah yakin, klik Start.

Beginilah tampilannya ketika kita telah mempersiapkan sebuah meeting online menggunakan Webex.

Langkah selanjutnya, copy tautan meeting, Meeting number, Password, lalu kirimkan kepada orang-orang yang akan diundang lewat WA grup, flyer, grup telegram, email, dsbnya.

Selanjutnya klik Start Meeting, dan akan terbuka pada jadwal yang telah dibuat tadi.

Berikut ini tampilan Webex ketika kita bertindak sebagai Host.

Sebelum memulai meeting, pastikan sambungan video dan audio terlebih dulu apakah berfungsi atau tidak.

Untuk merekam pembicaraan selama meeting, klik ikon Record.

Untuk dapat merekam (record) materi meeting, maka kita harus jadi host terlebih dahulu. Jadi, jika kita partisipan, tidak bisa mengakses fasilitas record.

Untuk menampilkan materi presentasi, maka lakukan Share screen. Khusus presentasi dalam bentuk dokumen PPT, disarankan agar tanpa animasi, artinya slide polos untuk memaksimalkan tayangan pada saat melakukan share screening.

Agar tampilan presentasi lebih bagus, sebaiknya menggunakan laptop atau PC, karena layar yang lebar. Smartphone sendiri memiliki layar minimalis sehingga tidak memaksimalkan tampilan materi.

Untuk pengaturan-pengaturan lainnya, bisa diatur sendiri saat video conference sementara berlangsung. Seperti mengaktifkan audio dan video, atau mematikan speaker partisipan saat meeting. Silahkan bereksplorasi. Percaya diri saja, jangan takut jika ada kesalahan, rileks karena teknologi digital selalu ada solusi yang disiapkannya.

2. Menggunakan Webex di Smartphone Android dan iPhone.

Selain PC dan laptop, kita juga bisa mengakses aplikasi Webex lewat Smartphone Android dan iPhone. Berikut langkah-langkah singkatnya.

• Download aplikasi Webex di App Store atau Google Play Store.
• Jika kita bertindak selaku peserta meeting, kita juga bisa bergabung tanpa registrasi dengan klik menu Join Meeting.
• Lalu masukan URL yang dibagikan oleh host dan masukkan nama serta alamat email. Jika diminta memasukkan password dan kode meeting, harus diisi juga. Jika sudah, klik Join.
• Jika kita menjadi host meeting Webex lewat smartphone, Log in terlebih dulu dengan klik tombol Sign in pada dashboard. Masukkan alamat email terdaftar dan klik Next.
• Langkah selanjutnya adalah memilih situs Webex yang sudah dibuat otomatis sebelumnya dan masukkan password dari akun kita yang terdaftar.
• Untuk membuat meeting room baru, tinggal klik Start Meeting. Kemudian diatur terlebih dulu video dan audio, lalu memulai/bergabung dengan klik Start. 
• Untuk mengundang teman untuk bergabung sebagai peserta, klik tombol tiga titik pada bagian bawah dan pilih menu Info. Selanjutnya URL  atau tautan meeting dan Meeting Number  serta password dibagikan lewat WA grup, flyer, grup telegram, email, dsbnya.
• Tampilan meeting menggunakan aplikasi Webex di smartphone tentunya berbeda jika menggunakan PC atau laptop. Untuk versi smartphone dan iPhone tertentu bisa berganti background dan mengaktifkan kamera depan dan belakang bersamaan.
• Untuk menutup meeting, klik tombol X merah, lalu Leave Meeting untuk meninggalkan meeting room.
• Menggunakan smartphone sebagai host juga didukung oleh fasilitas recording.

3. Join meeting menggunakan PC/Laptop

Jika dalam meeting kita sebagai peserta membutuhkan screen sharing, maka kita bisa menggunakan Webex di PC atau laptop yang didukung webcam dan microphone. Jika PC tidak memiliki kamera maka yang tampil nanti di screen hanya inisial nama saja, tapi audio tetap berfungsi dengan baik. Berikut langkah singkat Join Meeting di Webex sebagai peserta.

• Download aplikasi Webex di PC / laptop melalui tautan yang sudah dibagikan host meeting, atau lewat tautan ini https://www.webex.com/downloads.html/.
• Selanjutnya install dan buka aplikasi Webex.
• Selanjutnya bergabung lewat fasilitas Use as guest pada tampilan awal. Kemudian masukkan nama dan alamat email, lalu klik Continue as guest.
• Jendela baru akan terbuka. Pada kolom Join a Meeting, masukkan link yang dibagikan oleh host dan klik Join untuk mulai bergabung.

Demikianlah pengalaman singkat saya menggunakan aplikasi video conference Cisco Webex Meeting.

SELAMAT MENCOBA

SEMOGA BERMANFAAT